Kriteria Konsultan IT Inventory yang Dapat Dipercaya

Mengapa Pemilihan Konsultan IT Inventory Penting?

Bagi perusahaan manufaktur yang menggunakan atau sedang mengajukan fasilitas kepabeanan, IT Inventory bukan sekadar software untuk mencatat stok. Sistem ini menjadi bagian penting dalam pengelolaan data barang, mulai dari pemasukan, penyimpanan, pemakaian dalam produksi, hasil produksi, hingga pengeluaran barang.

Karena itu, memilih konsultan IT Inventory tidak cukup hanya berdasarkan harga dan jumlah fitur. Perusahaan perlu memastikan bahwa konsultan yang dipilih benar-benar memahami proses bisnis manufaktur, kebutuhan IT Inventory, serta regulasi kepabeanan yang berlaku.

Terlebih bagi perusahaan yang sedang mengajukan fasilitas seperti Kawasan Berikat, KEK, atau KITE, kesiapan sistem dan proses bisnis perlu dipersiapkan sejak awal. Pada Kawasan Berikat, misalnya, DJBC menempatkan penerapan IT Inventory sebagai salah satu bagian penting dalam pemenuhan kriteria dan pengawasan penerima fasilitas.

Lalu, apa saja kriteria konsultan IT Inventory yang dapat dipercaya?

1. Memahami Regulasi Kepabeanan

Kriteria pertama dan paling penting adalah pemahaman terhadap regulasi.

IT Inventory untuk perusahaan berfasilitas kepabeanan tidak dapat dipisahkan dari ketentuan yang mengatur fasilitas tersebut. Konsultan harus mampu memahami bagaimana regulasi diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem.

Terutama jika perusahaan menggunakan fasilitas seperti:

• Kawasan Berikat.
• Kawasan Ekonomi Khusus (KEK).
• KITE.

Konsultan yang baik tidak hanya mengatakan bahwa sistemnya "sudah sesuai Bea Cukai", tetapi mampu menjelaskan bagian sistem mana yang mendukung kebutuhan kepatuhan tersebut.

Untuk penerima fasilitas TPB, misalnya, PER-6/BC/2023 mengatur aspek monitoring dan evaluasi, termasuk parameter yang berkaitan dengan keandalan IT Inventory dan kemampuan sistem menghasilkan laporan pertanggungjawaban.

2. Memahami Proses Bisnis Manufaktur

IT Inventory tidak berdiri sendiri.

Dalam perusahaan manufaktur, alur barang dapat melibatkan:

Purchasing → Warehouse → Production → Quality Control → Finished Goods → Sales → Customs

Konsultan IT Inventory harus memahami hubungan antarproses tersebut.

Misalnya, ketika bahan baku digunakan untuk produksi, sistem harus dapat mencatat mutasi barang dan menghubungkannya dengan proses produksi. Begitu pula ketika produk jadi dikeluarkan, perubahan stok harus dapat ditelusuri dengan transaksi dan dokumen yang relevan.

Artinya, konsultan tidak cukup hanya memahami inventory, tetapi juga harus memahami manufacturing process.

3. Memiliki Pengalaman Menangani Perusahaan Berfasilitas Kepabeanan

Pengalaman menjadi salah satu indikator penting dalam memilih konsultan.

Perusahaan sebaiknya menanyakan:

• Apakah vendor pernah menangani perusahaan Kawasan Berikat?
• Apakah pernah menangani perusahaan KEK atau KITE?
• Apakah memahami proses implementasi IT Inventory?
• Apakah pernah mendampingi perusahaan dalam proses asistensi dengan Bea Cukai?
• Apakah memahami kebutuhan pelaporan kepabeanan?

Pengalaman nyata membuat konsultan lebih memahami permasalahan yang mungkin muncul ketika sistem digunakan dalam kondisi operasional sebenarnya.

4. Mampu Memberikan Asistensi Saat Pengajuan Fasilitas Kepabeanan

Ini merupakan salah satu kriteria yang sering terlupakan ketika perusahaan memilih vendor IT Inventory.

Perusahaan yang sedang mengajukan fasilitas kepabeanan tidak hanya membutuhkan software. Mereka juga perlu memastikan bahwa sistem, proses bisnis, data, dan konfigurasi IT Inventory telah siap ketika memasuki tahapan pemeriksaan atau verifikasi oleh Bea Cukai.

Karena itu, konsultan yang dapat dipercaya sebaiknya sudah mendampingi perusahaan sejak tahap persiapan pengajuan fasilitas, bukan baru memberikan bantuan setelah fasilitas diperoleh.

Asistensi dapat mencakup:

• Membantu memahami kebutuhan IT Inventory sesuai fasilitas yang diajukan.
• Membantu mempersiapkan konfigurasi sistem.
• Memastikan proses inventory telah siap.
• Membantu mempersiapkan data dan laporan yang diperlukan.
• Mendampingi persiapan sebelum pemeriksaan atau verifikasi.
• Memberikan arahan ketika perusahaan melakukan asistensi dengan Bea Cukai.
• Mendampingi perusahaan ketika sistem perlu dijelaskan dalam proses pemeriksaan.

Pendekatan ini penting karena kebutuhan sistem dapat menjadi bagian dari proses pemenuhan kriteria fasilitas. Pada praktik pelayanan Kawasan Berikat, misalnya, DJBC juga menilai aspek seperti profil perusahaan, CCTV, dan penerapan IT Inventory dalam proses pengajuan.

Dengan demikian, perusahaan sebaiknya tidak hanya bertanya:

"Apakah software ini bisa digunakan sebagai IT Inventory?"

Tetapi juga:

"Apakah vendor akan mendampingi kami ketika mengajukan fasilitas kepabeanan?"

Pertanyaan kedua dapat membantu membedakan vendor software dengan partner IT Inventory.

5. Tidak Hanya Menjual Software

Konsultan IT Inventory yang dapat dipercaya seharusnya tidak hanya berorientasi pada penjualan sistem.

Sebelum implementasi, konsultan perlu memahami kondisi perusahaan terlebih dahulu.

Misalnya:

• Bagaimana alur barang perusahaan?
• Bagaimana proses produksi berjalan?
• Bagaimana warehouse mencatat barang?
• Bagaimana dokumen kepabeanan digunakan?
• Sistem apa yang sudah digunakan perusahaan?
• Bagaimana struktur organisasi yang menangani inventory dan kepabeanan?

Dari informasi tersebut, konsultan dapat menentukan bagaimana IT Inventory sebaiknya diterapkan.

Dengan pendekatan ini, implementasi menjadi solusi atas kebutuhan perusahaan, bukan sekadar pemasangan aplikasi.

6. Mampu Melakukan Integrasi dengan Sistem yang Sudah Ada

Banyak perusahaan manufaktur telah memiliki ERP atau sistem internal sebelum menerapkan IT Inventory.

Karena itu, konsultan yang baik harus mampu menjelaskan bagaimana sistem baru akan berinteraksi dengan sistem yang sudah digunakan.

Misalnya integrasi dengan:

• ERP.
• Accounting.
• Warehouse Management System.
• Production System.
• Purchasing.
• Sales.
• CEISA 4.0.
• Host-to-Host (H2H).

Tujuannya adalah menghindari double entry dan menjaga agar data antar sistem tetap konsisten.

7. Memiliki Sistem yang Mendukung Traceability

Salah satu pertanyaan penting ketika memilih konsultan adalah:

"Apakah sistem dapat menelusuri perjalanan barang dari awal sampai akhir?"

Perusahaan seharusnya dapat menelusuri hubungan antara:

Barang Masuk → Inventory → Produksi → Produk Jadi → Barang Keluar

Jika dibutuhkan, data tersebut juga harus dapat dikaitkan dengan dokumen dan transaksi yang relevan.

Kemampuan tersebut penting untuk membantu perusahaan melakukan monitoring, rekonsiliasi, maupun menghadapi kebutuhan pemeriksaan.

Dalam konteks TPB, IT Inventory juga diharapkan mampu mencatat berbagai aktivitas seperti pemasukan, pengeluaran, WIP, adjustment, dan stock opname secara kontinu dan realtime.

8. Responsif terhadap Perubahan Regulasi

Regulasi kepabeanan dapat mengalami perubahan.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan vendor memiliki mekanisme untuk melakukan update sistem ketika terdapat perubahan regulasi atau kebutuhan teknis.

Jangan hanya bertanya:

"Apakah sistem saat ini sudah sesuai regulasi?"

Tetapi tanyakan juga:

"Bagaimana mekanisme update sistem jika regulasi berubah?"

Vendor yang baik seharusnya memiliki proses untuk memantau perubahan regulasi dan menerjemahkannya ke dalam pengembangan sistem apabila diperlukan.

9. Memiliki Tim Support yang Responsif

Masalah sistem dapat terjadi kapan saja, termasuk ketika perusahaan sedang melakukan aktivitas operasional yang berkaitan dengan kepabeanan.

Karena itu, dukungan setelah implementasi sama pentingnya dengan proses implementasi itu sendiri.

Perusahaan perlu mengetahui:

• Bagaimana mekanisme Customer Service?
• Siapa yang dapat dihubungi ketika terjadi kendala?
• Berapa lama waktu respons?
• Apakah tersedia support untuk masalah kritis?
• Apakah tersedia pendampingan ketika perusahaan membutuhkan asistensi?

Vendor yang baik tidak berhenti memberikan layanan ketika proses implementasi selesai.

10. Menyediakan Training yang Memadai

Sistem yang bagus tidak akan optimal jika pengguna tidak memahami cara menggunakannya.

Konsultan IT Inventory sebaiknya menyediakan training untuk pengguna yang terlibat, seperti:

• Admin IT Inventory.
• Warehouse.
• PPIC.
• Production.
• Accounting.
• Customs/EXIM.
• Management.

Training juga sebaiknya tidak hanya menjelaskan cara menggunakan menu, tetapi menjelaskan hubungan antara transaksi operasional dengan pencatatan inventory dan kebutuhan kepabeanan.

11. Memiliki Dokumentasi dan Audit Trail yang Jelas

Data inventory harus dapat dipertanggungjawabkan.

Karena itu, sistem idealnya memiliki informasi yang membantu perusahaan mengetahui:

• Siapa yang melakukan transaksi.
• Kapan transaksi dilakukan.
• Data apa yang berubah.
• Referensi transaksi.
• Riwayat mutasi barang.

Fitur seperti user activity atau audit trail dapat membantu perusahaan melakukan monitoring terhadap aktivitas pengguna dan menelusuri perubahan data.

Hal ini juga relevan dengan kebutuhan pengawasan IT Inventory, yang antara lain mencakup kemampuan melakukan penelusuran aktivitas pengguna.

12. Transparan Mengenai Biaya dan Layanan

Harga murah tidak selalu berarti lebih murah dalam jangka panjang.

Perusahaan sebaiknya memahami secara jelas apa saja yang termasuk dalam biaya implementasi maupun biaya setelah sistem digunakan.

Pastikan sejak awal perusahaan mengetahui:

• Biaya implementasi.
• Durasi kontrak.
• Biaya maintenance.
• Training.
• Customer Service.
• Update sistem.
• Integrasi.
• Pendampingan.
• Asistensi pengajuan fasilitas.
• Biaya tambahan apabila ada pengembangan khusus.

Transparansi di awal akan menghindarkan perusahaan dari hidden cost setelah sistem berjalan.

13. Mampu Memberikan Pendampingan Jangka Panjang

Implementasi IT Inventory bukan proses yang selesai setelah aplikasi berhasil di-go-live.

Perusahaan akan terus menghadapi perubahan transaksi, kebutuhan pengguna, perubahan regulasi, dan perkembangan sistem kepabeanan.

Karena itu, konsultan yang baik seharusnya mampu mendampingi perusahaan melalui tahapan:

Persiapan Pengajuan → Asistensi Bea Cukai → Implementasi → Training → Go-Live → Support → Maintenance

Dengan pendekatan tersebut, vendor tidak hanya menjadi penyedia software, tetapi menjadi partner teknologi perusahaan dalam menjaga operasional dan kepatuhan.

Checklist Memilih Konsultan IT Inventory

Sebelum menentukan vendor, perusahaan dapat menggunakan checklist sederhana berikut:

Semakin banyak kriteria yang dapat dipenuhi, semakin besar kemungkinan vendor tersebut mampu menjadi partner jangka panjang bagi perusahaan.

esikatERP: Bukan Sekadar Software IT Inventory

esikatERP dikembangkan oleh PT Duta Solusi Informatika untuk membantu perusahaan manufaktur mengelola proses ERP, IT Inventory, dan kebutuhan kepabeanan dalam satu ekosistem.

Pendekatan esikatERP tidak hanya berfokus pada penyediaan software, tetapi juga mencakup implementasi, training, Customer Service, asistensi ketika perusahaan maju ke Bea Cukai, dan maintenance.

Pendampingan dapat dimulai sejak perusahaan mempersiapkan kebutuhan sistem untuk pengajuan fasilitas hingga sistem digunakan dalam operasional sehari-hari.

Dengan dukungan modul seperti Warehouse, Production, Purchasing, Inventory, Accounting, dan Customs, esikatERP membantu perusahaan menghubungkan proses bisnis dengan kebutuhan pencatatan dan pelaporan kepabeanan.

Dengan begitu, perusahaan tidak hanya mendapatkan aplikasi, tetapi juga partner yang memahami kebutuhan manufaktur dan kepabeanan Indonesia.

Kesimpulan

Memilih konsultan IT Inventory bukan hanya tentang mencari software dengan fitur paling banyak atau harga paling murah. Perusahaan perlu melihat kemampuan vendor dalam memahami regulasi kepabeanan, proses manufaktur, pengajuan fasilitas, integrasi sistem, traceability, support, training, hingga kesiapan menghadapi perubahan regulasi.

Salah satu pembeda penting adalah kesediaan vendor memberikan asistensi sejak proses pengajuan fasilitas kepabeanan. Dengan pendampingan tersebut, perusahaan dapat mempersiapkan sistem dan proses bisnis sebelum memasuki tahapan pemeriksaan atau verifikasi.

Konsultan yang dapat dipercaya bukan sekadar menjual aplikasi, tetapi mampu mendampingi perusahaan sejak persiapan pengajuan fasilitas hingga sistem berjalan dan dipelihara dalam jangka panjang.

📞 Sedang Mencari Konsultan IT Inventory?

Jangan hanya memilih berdasarkan harga. Pastikan konsultan memahami manufaktur, IT Inventory, dan kepabeanan Indonesia serta siap mendampingi perusahaan ketika mengajukan fasilitas kepabeanan.

esikatERP membantu perusahaan manufaktur mengintegrasikan ERP, IT Inventory, dan kebutuhan kepabeanan dalam satu sistem, lengkap dengan implementasi, training, Customer Service, asistensi Bea Cukai, dan maintenance.

Hubungi tim esikatERP untuk mendapatkan konsultasi dan demo sistem.

📱 0857-4000-8282
📧 office@klikdsi.com
🌐 www.esikaterp.id